La facturation électronique pour les guides-conférenciers - Entrée en vigueur imminente en 2026 !

La profession de guide-conférencier est en constante évolution. Après avoir échappé à l’abaissement du seuil de la TVA à 25 000€, le métier est désormais confronté à une autre problématique, celle de la facturation électronique.

A partir du 1er septembre 2026, les entreprises établies en France se doivent d’émettre et de recevoir des factures électroniques à travers une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP agréée par l’administration fiscale.

Pour y voir plus clair, Guides France a posé 5 questions à M. Etienne Weill, expert-comptable et commissaire aux comptes spécialisé dans la gestion des comptes des professions indépendantes.

1. La facturation électronique entre en vigueur le 1^erSeptembre 2026. Est-ce que les guides-conférenciers, qui exercent sous le statut d’auto-entrepreneur pour la grande majorité et qui facturent leur prestation sans TVA , sont concernés par ce dispositif ?

Oui, les guides-conférenciers sont concernés par la réforme, même lorsqu’ils exercent en auto-entreprise et qu’ils facturent sans TVA. La facturation électronique sera obligatoire dans toutes les relations entre professionnels (B2B), quelle que soit la
situation au regard de la TVA (cf. BOFiP – BOI-TVA-DECLA-30-10-30).

Concrètement, si un guide ne travaille qu’avec des particuliers (B2C), il ne sera pas concerné par cette obligation. En revanche, dès lors qu’il émet des factures pour des clients professionnels – agences de voyage, croisiéristes, ou encore dans le cadre d’une rétrocession avec un confrère – il devra respecter le dispositif.

Cela implique deux choses :

a. Émettre ses factures au format Factur-X, c’est-à-dire un format électronique normalisé (PDF lisible + données XML intégrées), via un logiciel de facturation agréé qui interdit toute modification d’une facture une fois qu’elle est émise.

b. Adhérer à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou utiliser le Portail Public de Facturation, afin que chaque facture soit télétransmise automatiquement à l’administration fiscale et au client. D’ailleurs, même s’il se borne à recevoir des factures provenant d’un professionnel (confrère par exemple), il sera fortement recommandé d’adhérer à une PDP pour pouvoir recevoir les factures électroniques

2. Est-ce que les guides conférenciers qui exercent sous le statut d’entreprise individuelle ou de profession libérale sont concernés par la facturation électronique ?

Il faut d’abord être précis sur les termes. L’« auto-entreprise » n’existe plus juridiquement depuis 2016, fusionné avec le régime « micro ». On doit normalement parler de micro-entreprise (avec ou sans prélèvement libératoire), régime spécial d’imposition. Le régime spécial est le régime simplifié d’imposition des bénéfices d’une entreprise individuelle.

Concrètement, tous les auto-entrepreneurs sont donc des entrepreneurs individuels.

L’entreprise individuelle est un statut juridique qui peut relever de plusieurs modalités d’imposition des revenus :

– soit le régime spécial micro-BNC (ou micro-BIC), éventuellement assorti du prélèvement libératoire,

– soit le régime réel (déclaration contrôlée pour les professions libérales, régime réel normal ou simplifié pour les commerçants).

Peu importe le régime fiscal choisi : dès lors qu’un guide conférencier émet des factures à destination de clients professionnels, il sera concerné par la facturation électronique à partir du 1er septembre 2026.

3. Les guides conférenciers vont devoir émettre et recevoir des factures électroniques à travers une PDP. Qu’est-ce qu’une PDP et laquelle conseilleriez vous ?

Une PDP, c’est une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Concrètement, c’est un intermédiaire agréé par l’administration fiscale qui va transmettre vos factures électroniques dans le format officiel (Factur-X) à vos clients professionnels et à l’administration. Il existe aujourd’hui une multitude de PDP et de logiciels de facturation compatibles Factur-X.

Le risque pour un guide-conférencier, c’est de cumuler les coûts : un logiciel de facturation d’un côté, une PDP payante de l’autre…

Le plus simple est de se rapprocher de son expert-comptable, qui pourra proposer une solution intégrée à son outil de production comptable. C’est par exemple le cas de Pennylane, qui inclut déjà un module de facturation gratuit et collaboratif, et qui a vocation à devenir PDP, sans surcoût annoncé par l’éditeur.

4.Est-ce cher de faire appel à un expert-comptable sachant que la majorité des guides a un statut d’auto-entrepreneur et a un chiffre d’affaires annuel en dessous du seuil de 37500€ ?

Les honoraires d’un expert-comptable dépendent de plusieurs facteurs, notamment du temps consacré et du niveau de qualité attendu. Pour un guide-conférencier au régime de la déclaration contrôlée (le “réel”), il faut compter en moyenne entre 100 et 120 € HT par mois. À cela peuvent s’ajouter, si besoin, des missions complémentaires d’assistance administrative.

L’intérêt d’un expert-comptable moderne, c’est qu’il propose souvent un outil collaboratif comme Pennylane : vous y déposez vos factures et justificatifs en temps réel, ce qui lui permet de produire votre comptabilité “au fil de l’eau” et de vous restituer un véritable accompagnement : tableau de bord, suivi de rentabilité, prévisions de trésorerie, modulations pour les organismes sociaux…
Surtout, passer à la comptabilité au réel permet de payer l’impôt et les cotisations sociales sur vos résultats réels, et non sur une base forfaitaire. Or, l’expérience montre que les guides-conférenciers ont souvent des frais conséquents (restauration, déplacements, véhicule, cotisations sociales…).

Dans bien des cas, ces frais dépassent largement l’abattement de 34 % appliqué par l’administration en micro- BNC. En clair, un suivi au réel permet souvent de réduire la charge fiscale et sociale par rapport au régime forfaitaire.

5. Quels sont les logiciels de facturation que vous conseilleriez aux guides-conférenciers ?

L’essentiel, c’est de choisir un logiciel de facturation compatible Factur-X et relié à une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), afin que vos factures électroniques soient automatiquement transmises à vos clients professionnels et à l’administration fiscale. L’idéal est de sélectionner un outil qui se connecte directement à l’outil de production de votre expert-comptable : cela évite les ressaisies, les pertes de temps et les doublons de facturation.

J’ai cité Pennylane, qui intègre gratuitement un module de facturation et qui sera PDP sans surcoût annoncé. Mais il existe aussi d’autres solutions adaptées aux indépendants comme Zoho billing, Axonaut, ou encore Sellsy. Le bon réflexe : comparez les offres, demandez des devis, et surtout faites-vous accompagner par votre expert-comptable. Il saura vous orienter vers la solution la plus simple et la plus économique selon votre organisation.

Etienne Weill est expert-comptable et commissaire aux comptes, spécialiste des professions indépendantes. Il dirige le cabinet W Expertise and Partners.

Mail : etienne.weill@w-expertisepartners.fr